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Politique sur la protection des renseignements personnels

Introduction

BASF Canada Inc. accorde beaucoup d’importance à sa relation avec ses clients, ses fournisseurs et ses employés et elle s’engage à assurer la confidentialité et la sécurité de leurs renseignements personnels. La présente politique sur la protection des renseignements personnels décrit a) comment nous recueillerons vos renseignements personnels, b) comment nous utiliserons vos renseignements personnels, c) à qui nous pouvons communiquer vos renseignements personnels et d) comment vous pouvez vérifier et corriger vos renseignements personnels.

Organisations couvertes par la présente politique sur la protection des renseignements personnels

La présente politique sur la protection des renseignements personnels s’applique aux activités de BASF Canada Inc. et à celles de ses filiales canadiennes, notamment Automotive Refinish Technologies, Inc. (collectivement « BASF ») et elle régit ces activités. Le groupe BASF s’entend de BASF et de ses sociétés affiliées/liées partout dans le monde.

Définition

« renseignement personnel » : tout renseignement concernant un individu identifiable, à l’exclusion des coordonnées d’un employé ou d’une organisation (p. ex., son nom, sa fonction, son adresse professionnelle, son numéro de téléphone professionnel ou son adresse courriel professionnelle). Les renseignements personnels ne comprennent pas les renseignements anonymes ou non personnels (c.-à-d., les renseignements qui ne peuvent être associés ou attribués à un individu en particulier).

Détermination des fins de la collecte des renseignements

Nous recueillons, utilisons et communiquons les renseignements personnels concernant nos clients et fournisseurs aux fins suivantes :

  • pour élaborer, mettre en œuvre, commercialiser, promouvoir et vendre des produits, services et offres spéciales;
  • pour acheter, acquérir et solliciter des produits, des services et des offres spéciales de nos fournisseurs;
  • pour gérer notre entreprise et fournir des services courants, notamment la prise de commandes, l’expédition, la livraison, la facturation, le recouvrement, l’établissement d’ententes de crédit, l’administration de remises, d’escomptes et de programmes spéciaux, le traitement des paiements, la gestion des comptes et les activités de la chaîne d’approvisionnement;
  • pour enquêter sur les demandes de renseignements et les plaintes de clients et y donner suite;
  • pour établir des relations avec les clients, les fournisseurs et les détaillants et communiquer avec eux;
  • pour étudier, mettre au point et améliorer les produits, les technologies et les services existants et nouveaux;
  • pour fournir aux clients, aux fournisseurs et aux détaillants des renseignements sur les produits et services existants et nouveaux de BASF;
  • pour gérer et promouvoir les activités commerciales de BASF, y compris l’élaboration et l’évaluation des plans d’affaires;
  • pour examiner et évaluer les tendances et les activités du marché qui ont une incidence sur l’entreprise de BASF;
  • pour assurer et protéger la sécurité et le bien-être de nos clients, fournisseurs et détaillants, de la collectivité et de l’environnement;
  • pour administrer ou faire respecter nos droits en vertu d’un contrat;
  • pour satisfaire aux obligations imposées par la loi.

Nous recueillons, utilisons et communiquons les renseignements personnels concernant nos employés aux fins suivantes :

  • pour recruter, former, évaluer, rémunérer et garder à notre service une main-d’œuvre hautement qualifiée et motivée;
  • pour établir et maintenir les relations employeur-employé;
  • pour établir et administrer les politiques et les procédures de BASF;
  • pour établir, administrer et fournir la rémunération et les avantages sociaux;
  • pour élaborer, gérer et promouvoir les services aux employés;
  • pour élaborer, gérer et fournir les outils et les services destinés aux employés;
  • pour gérer et promouvoir les activités commerciales de BASF;
  • pour assurer et protéger la sécurité et le bien-être de nos employés, de la collectivité et de l’environnement;
  • pour satisfaire aux obligations imposées par la loi.

Témoins

Sur notre site, nous utilisons des témoins (également appelés « cookies ») s’ils sont nécessaires pour une application ou un service que nous fournissons. Si vous voulez vous soustraire aux avantages de ces témoins, vous pouvez consulter la fonction « aide » de votre fureteur pour apprendre comment régler votre fureteur afin d’empêcher ces témoins, d’accepter de nouveaux témoins ou de supprimer les témoins existants. Vous pouvez également apprendre à bloquer tous les témoins ou établir des notifications de nouveaux témoins.

Consentement

Nous ne recueillerons, n’utiliserons, ni ne communiquerons vos renseignements personnels qu’avec votre consentement, sauf dans les cas où il ne serait pas approprié d’obtenir ce consentement ou comme le permet ou le prescrit la loi. Selon la sensibilité des renseignements personnels que nous recueillons de vous, votre consentement à notre collecte, utilisation et/ou communication peut être explicite ou implicite.

Habituellement, nous demanderons votre consentement à l’utilisation et/ou à la communication de vos renseignements personnels au moment de la collecte. Dans certains cas, nous pouvons demander votre consentement après avoir recueilli vos renseignements personnels, mais avant de nous en servir (par exemple, si nous voulons utiliser les renseignements personnels à des fins différentes que celles précisées antérieurement).

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve de restrictions prévues par une loi ou un contrat et d’un préavis raisonnable. Toutes les communications relatives au retrait de votre consentement ou à tout changement touchant votre consentement doivent être faites par écrit et adressées à notre agent de protection de la vie privée.

À moins d’avis contraire de votre part, nous présumons qu’en recevant ou en examinant la présente politique sur la protection des renseignements personnels, ou qu’en continuant de faire affaire ou de communiquer avec nous, vous avez consenti à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels comme il est décrit dans la présente politique sur la protection des renseignements personnels.

Dans la plupart des cas, nous recueillerons les renseignements personnels directement de l’individu à qui se rapportent les renseignements. À l’occasion, nous pouvons engager d’autres personnes, comme nos distributeurs ou détaillants de nos produits, pour recueillir les renseignements personnels en notre nom.

Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation des renseignements personnels

Nous utiliserons vos renseignements personnels

  • a) aux fins décrites dans la présente politique sur la protection des renseignements personnels,
  • b) à toutes autres fins pour lesquelles nous avons obtenu votre consentement (explicite ou implicite) ou
  • c) comme le permet ou le prescrit la loi.

Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à des tiers dans les cas suivants :

  • a) vous avez donné votre consentement;
  • b) à nos sociétés affiliées et filiales et aux autres membres du groupe BASF aux fins décrites dans la présente politique sur la protection des renseignements personnels;
  • c) aux tiers qui nous fournissent des services ou qui fournissent des services en notre nom aux fins décrites dans la présente politique sur la protection des renseignements personnels;
  • d) comme le permet ou le prescrit la loi, notamment pour se conformer à l’ordonnance d’un tribunal, se conformer à une loi ou à un règlement et pour aider les enquêtes en vertu de la loi;
  • e) pour administrer ou faire respecter nos droits en vertu d’un contrat;
  • f) dans les situations d’urgence qui menacent la vie, la santé ou la sécurité d’un individu, de la collectivité ou de l’environnement;
  • g) en cas de changement de propriété, de vente, de fusion, de liquidation, de réorganisation ou d’acquisition de BASF ou d’une unité fonctionnelle ou d’un service de BASF, vos renseignements personnels peuvent être transférés dans le cadre de la transaction, pourvu que l’acquéreur de vos renseignements personnels accepte d’être lié par les dispositions de la présente politique sur la protection des renseignements personnels.

Nous ne conserverons vos renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire pour réaliser les fins identifiées ou comme le prescrit ou le permet la loi.

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels à des tiers sans votre consentement.

Sécurité

Nous protégerons vos renseignements personnels contre la perte ou le vol ainsi que contre la consultation, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisées.

Nos méthodes de protection comprendront des moyens matériels (par exemple le verrouillage des classeurs et la restriction de l’accès aux bureaux ou aux espaces désignés), des mesures administratives (par exemple des autorisations sécuritaires et un accès sélectif) et des mesures techniques (par exemple l’usage de mots de passe, de pare-feux et du chiffrement).

Lorsque nous engageons des tiers pour nous fournir des services, nous prenons des moyens contractuels pour veiller à ce qu’un degré comparable de protection soit maintenu pendant que les renseignements personnels sont en la possession du tiers. Dans certains cas, ces tiers peuvent être situés à l’extérieur du Canada (p. ex., aux États-Unis, en Allemagne et/ou en Inde) et les renseignements personnels peuvent être soumis aux lois de ce pays et aucune disposition contractuelle ne peut l’emporter sur ces lois. Comme c’est le cas en droit canadien, les organismes d’exécution de la loi ou autres autorités gouvernementales aux États-Unis ou dans d’autres ressorts peuvent obtenir l’accès aux renseignements personnels, mais seulement lorsque l’accès est permis par les lois canadiennes, les lois des États-Unis ou les lois du ressort en question. La confidentialité et la sécurité des renseignements sont des considérations essentielles pour BASF dans toute entente d’impartition à des tiers, tant au Canada qu’à l’étranger.

Exactitude

Nous nous efforcerons de faire en sorte que vos renseignements personnels soient aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés.

Si vos renseignements personnels changent, veuillez nous tenir informés de ces changements.

Accès aux renseignements personnels

Lorsque vous en faites la demande par écrit à notre agent de protection de la vie privée, nous vous informerons de notre collecte, utilisation et communication de vos renseignements personnels et nous vous y donnerons accès. Vous pouvez contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements et y faire apporter les corrections appropriées.

Nous répondrons à votre demande dans un délai raisonnable.

Comme le permet ou le prescrit la loi, nous pouvons refuser de vous donner accès à tous vos renseignements personnels ou il peut nous être impossible de le faire. Ceci peut se produire dans diverses situations, notamment lorsque les renseignements contiennent des détails sur d’autres personnes ou renferment des renseignements commerciaux confidentiels qui ne peuvent être dissociés du document, lorsque les renseignements sont recueillis dans le cadre d’une enquête sur la violation d’un contrat ou des lois fédérales ou provinciales, lorsque les renseignements sont recueillis dans le cadre d’un processus officiel de règlement des différends et lorsque les renseignements sont protégés par le secret professionnel de l’avocat.

Dans certains cas, vos renseignements personnels ont pu être détruits, effacés ou dépersonnalisés conformément à nos obligations et pratiques en matière de conservation des documents.

Si nous ne pouvons pas vous donner accès à vos renseignements personnels, nous vous en informerons des motifs, sous réserve de restrictions légales ou règlementaires, le cas échéant.

Responsabilité, transparence et conformité

Nous sommes responsables de tous les renseignements personnels dont nous avons la gestion.

Nous avons désigné un agent de protection de la vie privée qui est responsable et chargé de la conformité à la présente politique sur la protection des renseignements personnels et de donner suite aux demandes de renseignements et préoccupations. Si vous avez des questions ou des préoccupations au sujet de la présente politique sur la protection des renseignements personnels et nos procédures, veuillez communiquer avec notre agent de protection de la vie privée à Privacy_Officer@basf.com.

Modifications apportées à la présente politique sur la protection des renseignements personnels

Nous nous réservons le droit de modifier la présente politique sur la protection des renseignements personnels en tout temps et pour quelque motif que ce soit. Nous afficherons à l’avance toute modification à la présente politique sur la protection des renseignements personnels sur notre site Web à www.basf.ca. Nous vous encourageons à le consulter périodiquement.

La présente politique sur la protection de la vie privée a été modifiée la dernière fois le 21 juillet 2014.